定义

• 电子邮件 从大学拥有的域名发送(如下所示).Edu)是学院的官方通讯方式.
• 广播邮件 未经请求的电子邮件是否包含相同或实质上相似的信息, 大量快速发送的, 并且被认为是高效的, 具有成本效益的, 以及环境友好的技术使用，以促进伯洛伊特社区内部的交流.
• A 邮件列表 是一个允许将电子邮件发送到多个地址的系统，这样接收者只能看到to:字段中代表整个列表的地址, 不透露列表中其他收件人的地址.
• A 标签 是方括号之间的标识符- I.e. [事件]-放在电子邮件主题的开头，用于分类邮件的目的.
• A 主题 是信息的主题，还是要求、提供或给予接收者的内容. 大多数事情都有一个主题:“参加这个活动。.有些事情有多个主题:“试镜”和“买票”.”

广播电子邮件标签

伯洛伊特学院的广播邮件应该在主题行中包含以下标签之一. 不属于以下类别之一的电子邮件可能不适合广播电子邮件:

• (安全) -提供有助促进或确保校园安全的资源的讯息.
  • 例如:最近的犯罪通知, 预防犯罪资源, 应急演习, 安全培训, 网络安全资源, 校园社区卫生资源(流感疫苗), COVID, 等), 预计恶劣天气, 规划的场地/基础设施工程, 等.
• (机会) -促进个人或职业成长的经历或参与的机会的信息, 现在, 竞争, 或贡献. 虽然不需要参与, 许多机会涉及有限的能力, 应用程序, 最后期限, 强制性的rsvp, 或者对定期出勤的期望.
  • 例如:学生俱乐部/组织的会员资格和定期会议, 学习小组, 实地考察旅行, 实习, 奖学金, 研究项目, 在座谈会上发言, 校园工作, 出国留学, 批准我们的建议, 专业发展, 会议, 培训, 试镜, 竞赛, 向出版物或展览提交的作品, 参与研究, 提名, 文化交流, 志愿服务, 等.
• (事件) -宣传由校园社区主办或校园社区感兴趣的活动或一系列活动的信息. 虽然有些功能可能有成本或要求RSVP来帮助规划, 一般的期望是人们可以自由地参加和参与.
  • 例如:学生俱乐部/组织活动, 教师论坛, 周四的午餐, 员工自习室, 演讲者, 讲座, 面板, 剧场/舞蹈/音乐表演, 艺术展览, 电影放映, 信息会议, 游戏, 庆祝活动, 团体健身班, 等.
• (服务) -描述校园社区可用的校园服务和公用设施的消息. 消息可能会介绍所提供的服务, 当服务可用时通知, 或者在服务或公用设施不可用时提供建议.
  • 例子:建议, 辅导, 写作中心, 书店, 健康和咨询, 餐厅, 运输, 残疾支持, 多样性, 校园办公时间, 办公室关闭, 人力资源, 它支持, 图书馆资源, 邮件中心, 计划停电, 水, 互联网, 等.
• (机构) -促进或支持学校官方业务或促进校园社区成员必须完成的任务或行动的信息. 包括学术程序, 校园治理, 以及有助于校园社区工作的资源.
  • 例子:学费支付, 财政援助续期, 保险弃权, 毕业意向, 学生手册, 学术诚实, 停车许可证, 法规, 参议院/理事会会议和结果, 编写课程大纲的资源, 出席报告, 学术项目审查, 行政政策手册, 人力资源表格和福利, 员工绩效评估, 委员会会议及结果, 课程注册, 课程评价, 等.

邮件列表

如上所定义的广播电子邮件消息存在广泛的分发邮件列表. 当消息包含每个人都能从中受益的信息时，应该将其发送到广泛的分发邮件列表. 这些邮件列表不应该在意图开始对话时使用. 任何希望回复广播电子邮件的人都应该只回复发件人，而不是回复整个邮件列表.

面向所有员工或所有学生的广泛分发邮件列表由LITS管理.

• facstaff@micrometr.com 包括所有在职教职员工和退休教职员工. 只有教职员工可以发送电子邮件到这个地址. 广播邮件立即发送到群组，没有任何节制. 建议在主题行中使用上面列出的标签之一.
• students@micrometr.com 包括所有学生. 任何人在校园社区可以发送电子邮件到这个地址. 所有广播邮件在发送到小组之前，将在大学营业时间进行审核. 上面列出的标签是必需的，没有有效标签的邮件将被拒绝. 默认情况下, 学生将收到每日一次的摘要信息, 列出已添加到该组的所有已批准的消息.
• stualert@micrometr.com 包括所有学生. 只有获得许可的个人/办事处才能向此地址发送电子邮件. 广播邮件立即发送到群组，没有任何节制. 建议在主题行中使用上面列出的标签之一. 此邮件列表仅用于紧急通信, 紧急健康/安全问题, 或是影响整个校园的重要大学事务.

的指导方针

发送广播邮件时，请遵循以下准则:

• 消息必须从下面发送.Edu邮箱地址.
• 邮件的主题行应以以下标签之一开头:[安全], (机会), (事件), (服务), 或[机构]，后面跟着邮件主题. 的标签是必需的 students@micrometr.com 列表.
• 信息应该清晰简洁. 正文应该只提供与所有收件人相关的信息. 其他信息或详细信息, 如果需要, 是否应该在文本中提供一个指向权威来源的网络链接. 例如，下面.Edu网站活动日历.
• 在邮件列表中推广的事件必须首先是 添加到网站日历 在发送任何消息之前.
• 消息必须能够被屏幕阅读器访问，并在消息文本中提供所有可用信息. 如果使用图像，则每个图像的“alt”属性必须具有适当的描述性.
• 每个学期最多可以向每个听众发送三(3)条关于给定主题的消息.
  • 重复消息必须在上一条消息后至少三(3)天发送.
  • 这个限制适用于每个人就一个话题发送信息. 所有发件人就同一主题发送的邮件总数不允许超过三条.
  • 一条附加信息，用以纠正先前信息中的不准确信息, 由于打字错误或环境变化, 可以立即发送，不计入发送限制. 请校对您发送的每条消息，以避免需要额外的消息.
  • 对于共享共同主题的主题, 就像和住院医生有关的一系列事件, 鼓励在单一的第一条信息中一起宣传这些主题, 然后在第二条信息中一起或单独推广每个主题。.

不合适的内容

以下是不适当使用广播电子邮件的情况:

• 与学校业务或活动没有直接关系的邮件.
• 邮件违反了学院的规定 道德使用政策.
• 旨在通过群组邮件引发讨论的邮件.
• 党派政治竞选活动, 个人意见的表达, 或处理个人事务.
• 未经授权的募捐或募捐.
• 任何未经管理员预先批准的商业性质的东西.
• 任何骚扰的信息, 威胁, 威胁, 或者欺凌接受者，或者包括直接或间接针对个人的人身攻击.

合规

不遵守此政策可能导致失去发送广播电子邮件的能力和纪律处分.

修正

本政策可随时修订. 主要的修订将在这里描述和注明日期.

• 2020年9月——政策初步实施
• 2023年11月-从mailman 列表serv转移到Google Groups的facstaff电子邮件列表，并简化了指南.
• 2024年3月-从mailman 列表serv转移到Google Groups，用于学生电子邮件列表和更新策略.